Optimiser les opérations métier par le biais d’une transformation informatique d’envergure

Avantages

• Consolidation de deux grands domaines Active Directory par la migration de 14 000 identités et de 10 000 appareils
• Amélioration de la cybersécurité par la réduction de la surface d’attaque dans de multiples dimensions
• Optimisation de la productivité, de la collaboration et de la mobilité des collaborateurs
• Renforcement de l’agilité de l’entreprise et de l’efficacité de l’IT

L’histoire

Un objectif ambitieux : transformer deux parties en un tout

AtkinsRéalis est une organisation de premier plan dans les services d’ingénierie et le secteur nucléaire, spécialisée dans la connexion des personnes, des données et des technologies pour transformer les infrastructures et les systèmes énergétiques à l’échelle mondiale. Avec 38 000 collaborateurs répartis dans 400 bureaux à travers le monde, l’entreprise a joué un rôle essentiel dans un large éventail de projets, de l’Opéra de Dubaï à la première usine
de traitement des déchets neutre en carbone au monde, en passant par de nombreux ponts, autoroutes et hôpitaux.

Les origines de l’entreprise remontent à 1911, et le siècle qui a suivi a été marqué par de nombreux changements, notamment de nombreuses fusions et acquisitions. Une étape importante a été franchie en 1991, lorsque les géants de l’ingénierie SNC et Lavalin ont fusionné pour former le groupe SNC-Lavalin. D’autres fusionsacquisitions importantes ont suivi, notamment l’acquisition de WS Atkins en 2017.

En 2023, la société devient AtkinsRéalis. Cependant, ce changement était bien plus qu’un simple changement de marque : il s’agissait d’une refonte de l’entreprise afin d’en faire une entité unifiée. « Après la fusion de 2017, les parties SNC-Lavalin et Atkins ont été gérées essentiellement
comme deux entreprises, avec une connexion et une intégration informatique limitées », explique Sylvain Cloutier, vice-président de la fonction Service delivery chez AtkinsRéalis. « Par exemple, nous avions deux domaines de messagerie différents, et les personnes d’un côté de l’entreprise étaient considérées comme des invitées dans l’autre, ce qui signifiait qu’elles n'étaient pas en mesure de partager efficacement des informations et de collaborer ».

Puis, en 2019, l’entreprise a connu un changement de direction. « Notre nouveau PDG a défini un nouveau mandat : établir une entité unifiée où les personnes peuvent collaborer en tant qu’une seule et même entreprise avec une culture commune », déclare M. Cloutier. « Cette vision de la nouvelle marque AtkinsRéalis a marqué le début de notre programme One Workspace et de notre collaboration avec Quest. »

Un ensemble complexe de défis techniques

L’un des principaux objectifs de One Workspace était d’unifier les deux environnements informatiques distincts. « La première étape consistait à uniformiser la technologie et l’expérience pour tout le monde », note M. Cloutier. « L’utilisation des mêmes systèmes et applications était essentielle pour permettre la collaboration entre tous les collaborateurs, qu’ils se trouvent en Arabie Saoudite ou à Québec. L’idée était également de faciliter la mobilité
de notre personnel qui se déplace géographiquement et passe d’un projet à l’autre. »

Cet objectif a donné lieu à un ensemble complexe d’exigences techniques dans quatre domaines :

• Consolidation d’Active Directory (AD) : Migrer tous les utilisateurs et appareils du domaine SNC Lavalin (SNCL) vers le domaine Atkins.
• Migration des dossiers publics : Déplacer les dossiers publics de SNCL vers SharePoint Online ou vers des boîtes aux lettres partagées.
• Consolidation du tenant : Migrer les services Microsoft 365 de SNCL vers le tenant M365 d’Atkins.
• Migration de SharePoint Online : Migration de SharePoint Online de SNCL vers le tenant d’Atkins.

Une série de défis humains tout aussi importants

L’équipe d’AtkinsRéalis a reconnu que ces changements techniques impliquaient nécessairement une série de défis humains. Dans le cadre des projets de consolidation informatique, nous devions instaurer de nouvelles méthodes de travail », explique Richard Stephens, directeur de « l'IT modern workplace » chez AtkinsRéalis. « Nos utilisateurs n’étaient pas nécessairement familiers avec les applications telles que Teams, OneDrive et SharePoint. Nous devions donc leur apprendre à utiliser ces charges de travail de manière efficace. Par exemple, nous avons dû leur expliquer qu’au lieu d’envoyer des feuilles de calcul par courrier électronique, ils pouvaient les partager sur OneDrive. »

AtkinsRéalis était bien préparée à relever ce défi. « Chaque fois que nous entreprenons un grand projet qui aura un impact sur les collaborateurs, nous nous efforçons de les aider à comprendre les changements à venir et à les accompagner pas à pas », explique Dalia Potrus, Training coordinator chez AtkinsRéalis. « Dans le cas du projet One Workspace, nous avons mis en place le réseau des champions, un groupe de personnes chargées d’aider leurs
collègues à adopter efficacement les applications dont l’entreprise essayait de généraliser l’utilisation.

Une équipe soudée pour créer une main d’oeuvre unifiée

Pour concrétiser la vision One Workspace, l’équipe d’AtkinsRéalis avait commencé par travailler avec un autre fournisseur. Cependant, la stratégie proposée, à savoir une migration de grande envergure, ne leur convenait pas. Même s’il était tentant de tout transférer en un seul weekend, cette approche n’était pas envisageable pour un projet de cette envergure. De plus, elle peut être très risquée.

Au lieu de cela, AtkinsRéalis a préféré une migration progressive dans laquelle des groupes d’utilisateurs et de données seraient déplacés par vagues soigneusement orchestrées. C’est à ce moment-là qu’ils ont commencé à chercher un partenaire tiers pour les aider dans leur transformation majeure. Ils ont rapidement remarqué un point commun entre les réponses à leur appel d'offres : tous proposaient d’utiliser les solutions Quest pour leur projet.

Le choix s’est donc porté sur la qualité du partenariat plutôt que sur la fonctionnalité de l’ensemble des outils. « Nous n’investissions pas dans des outils, mais des connaissances », explique M. Cloutier. « Les collaborateurs de Quest se sont montrés très impliqués, d’un grand soutien et très compétents. Ils avaient déjà effectué un grand nombre de migrations de grande ampleur comme la nôtre. Nous avons constaté qu’ils seraient en mesure de nous soutenir dès le premier jour et tout au long du projet : migration, sécurité, gestion et services professionnels ».

La recette magique : Agilité, communication et solutions de premier ordre

L’équipe combinée d’AtkinsRéalis et de Quest a adopté une approche agile. « Au lieu d’essayer d’établir en amont une feuille de route complète pour la migration, nous avons tracé notre chemin au fur et à mesure que nous avancions », explique M. Cloutier. « Nous avons adopté une approche de confiance en prenant les meilleures décisions possibles et, si elles ne fonctionnaient pas, nous prenions du recul et nous nous réalignions. Les dirigeants et les collaborateurs ont soutenu l’initiative, car ils ont observé des résultats positifs rapidement, avec des progrès significatifs observables au cours de la transformation.

Notamment, l’équipe a été en mesure d’accepter le changement de nom de l’entreprise et de présenter immédiatement un visage unifié au monde entier. « En l’espace d’un week-end, nous avons changé l’adresse SMTP principale de 37 000 comptes, ainsi que des dizaines de milliers d’appareils et des centaines d’applications d’entreprise », se souvient M. Stephens. « Sans le partenariat avec Quest, il aurait été impossible d’atteindre cet objectif. »

En ce qui concerne la migration d’Active Directory, 14 000 identités ont été migrées en 97 phases, tandis que 10 000 PC ont été déplacés en 50 phases, le tout en l’espace de 24 mois. « En raison d’acquisitions antérieures et d’autres facteurs, nos environnements Active Directory étaient assez complexes », note M. Stephens. « L’outil Quest a été extrêmement utile car il a automatisé les migrations et éliminé le besoin d’énumérer, de rationaliser et de créer
manuellement des comptes. »

La vraie mesure du succès : des utilisateurs satisfaits

De plus, l’équipe Quest Professional Services a fait en sorte que l’expérience soit transparente pour les utilisateurs. « Ils ont veillé à ce que nous créions les comptes au bon endroit et évitions tout conflit d’e-mails ou autres problèmes similaires », explique M. Stephens. « Ils se sont assurés que les comptes disposent d’une licence dès le premier jour afin qu’ils puissent être alimentés par toutes les données, et ils ont même effectué des tâches essentielles de clôture telles que la récupération des licences. »

« De plus, le partenariat avec Quest nous a permis de minimiser les tâches que les utilisateurs devaient effectuer », ajoute M. Potrus. « Grâce aux outils et à l’expertise de Quest, tout a été emballé, préparé et copié, de sorte que les utilisateurs n’ont eu besoin de suivre que quelques étapes simples pour effectuer eux-mêmes la migration. »

Une communication claire et ponctuelle a été cruciale pour la réussite du projet. « Nous avons exploité une quinzaine de sources de données différentes et avons présenté ces informations sous la forme d’un tableau de bord unique, que nos équipes ont utilisé pour élaborer nos phases de migration », a ajouté M. Stephens. « Dalia et son équipe ont tenu chaque personne informée par le biais d’emails et d’invitations sur le calendrier. Ils ont également mis en place des appels d’équipes avec des experts que chacun pouvait rejoindre en cas de difficulté. »

Amélioration de la cybersécurité et des opportunités commerciales grâce à la modernisation d’AD

Grâce au projet de transformation avec Quest, AtkinsRéalis a pu atteindre un objectif clé : renforcer la cybersécurité sur plusieurs fronts. « Tout d’abord, nous avons considérablement réduit le nombre de comptes d’administrateurs locaux sur les terminaux, éliminant ainsi une voie d’accès importante pour les acteurs malveillants », explique M. Stephens. « Nous avons également modifié nos outils d’accès à distance, passant d’une solution VPN traditionnelle à une option beaucoup plus sûre : un service d’accès au réseau Zero Trust basé sur le Cloud. Nous avons également modifié les technologies sous-jacentes pour la distribution et la gestion des correctifs, ce qui a permis de réduire davantage notre surface d’attaque. »

De manière plus générale, la réussite de la modernisation informatique a fourni à AtkinsRéalis une base solide pour saisir les opportunités et développer l’entreprise. « Le projet a été un catalyseur phénoménal », note M. Stephens. « Sans lui, notre service IT aurait dû prendre en charge deux environnements informatiques distincts avec des niveaux de maturité très différents, et essayer de les faire évoluer tous les deux aurait été un cauchemar administratif. Nous n’aurions pas été en mesure de le faire avec les équipes dont nous disposons. Par exemple, nous pouvons désormais déployer une configuration Windows 11 unique sur un domaine au lieu de deux, en utilisant une seule plateforme de gestion ».

En bref : une équipe a créé un seul et même espace de travail : « One Workspace ».

AtkinsRéalis attribue la réussite du projet à cette équipe unifiée. « Nous étions vraiment une seule et même équipe : les collaborateurs de Quest possèdent les connaissances et les outils nécessaires pour effectuer les migrations, et les nôtres ont la connaissance de l’entreprise et des environnements », explique M. Cloutier. « Dans tous les cas, Quest était responsable et voulait faire partie de la solution. En travaillant ensemble, nous avons pu réaliser la transformation dont AtkinsRéalis avait besoin ».

« Je dois dire bravo à tous les membres de l’équipe », ajoute Stephens. « Leur engagement a été phénoménal et le temps qu’ils ont consacré à cette tâche a été inestimable. Même lorsque notre gestionnaire de compte chez Quest aurait pu changer de mission, il est resté avec nous, rejoignant les appels hebdomadaires pour s’assurer que tout continuait de bien se dérouler. Et même des cadres de Quest se sont mobilisés à plusieurs reprises, intervenant lors des appels quand nous rencontrions des difficultés. Le soutien et l’expertise de Quest ont fait toute la différence ».