Optimización de la gestión de la infraestructura informática en una de las universidades más prestigiosas de México

Beneficios

• Disminución de los incidentes de ciberseguridad
• Mayor visibilidad y control de los dispositivos de endpoints
• Administración automatizada de parches
• Mejor cumplimiento de la normativa sobre licencias de software

La historia

La Universidad Panamericana (UP) es una institución educativa líder en México con cuatro campus: dos en Ciudad de México, uno en Guadalajara y otro en Aguascalientes. Ofrece programas académicos de licenciaturas y posgrados.

El personal del área de Servicios Digitales de la UP, dirigido por el Mtro. César Hernández y su equipo formado por 45 personas, está distribuido por las distintas sedes de la universidad. Cada grupo brinda asistencia y servicio a los profesores, estudiantes, personal administrativo, jubilados y alumni de sus respectivas sedes en el uso correcto de las herramientas digitales, la administración de software y hardware, el mantenimiento correctivo y preventivo y la adquisición de equipos nuevos o de sustitución.

Creación de un sistema de administración seguro
El Lic. Octavio García del campus de Aguascalientes, la Mtra. Edith Torres del campus Guadalajara y el Ing. José Moreno del campus CDMX, líderes de servicios digitales de la UP, se enfrentaban a importantes retos para mantener la seguridad y funcionalidad de sus amplias infraestructuras de TI. “Tenemos la tarea constante de garantizar las actualizaciones de los equipos, aplicar parches, mantener los sistemas operativos y evitar instalaciones de software no autorizadas”, comenta el Lic. García. “Estamos bajo mucha presión para comprobar de manera continua que todos los equipos funcionen correctamente y se mantengan actualizados”.

Con múltiples campus y miles de dispositivos de usuario final que gestionar, garantizar la ciberseguridad y la conformidad del software es una prioridad absoluta.

“Por encima de todo, lo que nos preocupa es la ciberseguridad”, afirma el Ing. Moreno. “Los principales problemas que tenemos son mantener en condiciones óptimas los equipos de los usuarios finales y actualizar de forma periódica las aplicaciones y los sistemas operativos de los controladores. Para evitar vulnerabilidades, queríamos encontrar una solución que ofreciera garantías de que los equipos de los usuarios recibirían todas las actualizaciones necesarias”.

Problemas con las licencias de software
A la Mtra. Torres también le preocupaba mantener el control sobre el uso de las licencias de software. Los demás responsables de Servicios Digitales y ella se encontraron con problemas en el momento de medir la cantidad correcta de licencias para las computadoras y querían evitar invertir en cantidades de licencias que no se estuvieran aprovechando.

“Si no estamos midiendo las cantidades de licencias que realmente se están utilizando, eso puede generar problemas de gasto y de inversión”, señala la Mtra. Torres. “Necesitamos un inventario más confiable de todos nuestros activos”.

Elegir una solución
Conscientes de la necesidad de una solución moderna de gestión de endpoints, el Ing. Moreno y su equipo se embarcaron en la búsqueda de una plataforma integral que pudiera satisfacer los requisitos de la universidad. Tras evaluar varias opciones, como Microsoft Endpoint Configuration Manager y Symantec Endpoint Management, eligieron KACE Systems Management Appliance (SMA).

“Elegimos KACE de acuerdo con las recomendaciones de nuestros pares”, agrega el Ing. Moreno. “Después de investigar en diferentes sitios, descubrimos que otros usuarios también lo valoraron muy bien y quedaron impresionados con su rentabilidad”.

Agilizar las operaciones con KACE
La implementación de KACE se llevó a cabo en conjunto con el equipo de EXITE IT. Ahora la Universidad Panamericana ha experimentado mejoras significativas en la gestión de su infraestructura informática.

“KACE permite trabajar en Linux, Windows y Mac”, informa el Ing. Moreno. “Ahora tenemos una mayor visión de nuestro inventario y podemos implementar parches de manera más eficiente en estas tres plataformas”.

Una de las mayores repercusiones que ha observado se ha observado, es en el ámbito de la ciberseguridad. “Cuando KACE detecta una vulnerabilidad, lo único que debemos hacer es cumplir todos los requisitos que se nos delegan para solucionarla y mantener los equipos en condiciones óptimas”.

Para las operaciones cotidianas de la UP, consideramos que lo más útil son los scripts y las capacidades de medición de software de KACE. “Poder programar y distribuir scripts a diferentes equipos es de gran utilidad para eliminar o instalar aplicaciones de manera eficaz y enviar actualizaciones”, señala el Ing. Moreno. “Y con la función de medición del software y hardware, podemos ver cuánto tiempo se utiliza un programa, una aplicación o computadora”.

Con herramientas de gestión centralizadas y automatizadas, el equipo de Servicios Digitales puede rastrear y resolver los problemas informáticos mucho más rápido. Una administración más sencilla les da más tiempo para centrarse en iniciativas estratégicas y les permite reorientar sus esfuerzos hacia asuntos más urgentes.

“Se tardaba semanas en implementar actualizaciones en 200 equipos o más”, comentan los líderes de Servicios Digitales. “Ahora podemos hacerlo en mucho menos tiempo”.

Mirar hacia el futuro
Aunque la UP aún está en proceso de aprovechar plenamente las capacidades de KACE, está ansiosa por implementar nuevas iniciativas, basándose en los beneficios que ya son evidentes. Entre los principales proyectos en curso, figuran la sustitución de equipos obsoletos y la integración de servicios en la nube en su entorno.